ベイプです。
結婚式場が決定すると、担当のウェディングプランナーが付いてくれます。
式場見学の際に説明してくれた人がそのまま担当になってくれたり、
打ち合わせ段階で別の人が担当になるかは、式場それぞれです。
事前に確認できるようだったら、いくつかの結婚式場サイトの口コミで、
他の人がどのように進められたか見てください。
自分たちは、結婚式場が決まった後に細かく口コミを読んで、
一つだけ気になった部分がありました。
「担当していたプランナーが変更して新人の方になった。」
レアケースだろうから、自分たちはないはず。
そう思い込んでいました。
ところが、終わってみれば、３人プランナーが変わりました・・・。
このエピソードを中心として、以下の方に役に立つ記事を書きたいと思います。
○ 決めた時と担当プランナーが別で、もやもや感がある人
○ 今のプランナーさんは良い方だけど、不安に感じる人
なぜ３人もプランナーが変わったのか？
担当のプランナーさんが３人も変わった経緯を説明します。
１人目：式場の案内をしてくれて契約した人がプランナー
妻としては「話の馬が合って説明が上手で、この人が担当してくれるならこの会場で挙げたい」という気持ちもあった。
契約時点でも、「私が担当しますので、安心してください。」という言葉もあった。
進展があったのが、契約の2か月後の一本の電話。
「申し訳ございません。会社の人事異動があり、後任者が担当することとなりました。」
『ご栄転のようで、初回打ち合わせはまだまだ先だし、大丈夫だな』
とこの時点では思っていました。
2人目：後任者として担当してくれるプランナー
初回打ち合わせの前に、ウェディングフェアの案内をもらい、実際に行った際に挨拶をしてくれて名刺もいただいた。
その時点では、やはり一流ホテルのウェディング部門は違うなと感じた。
違和感を思ったのが、初回打ち合わせ。
「後任者に引き継ぎします。」という言葉を信じていたので、１人目のプランナーに概算の見積書を作ってもらう際に伝えたことも伝わっているものだと思い込んでいた。
そもそも自分たちは、ごくスタンダードな結婚式を考えていて、
そのためにはどういうことができるのか、１人目のプランナーの方に色々聞いて、
丁寧に教えてもらい、そのイメージがあった。
ところが、全く伝わっていなかった。
さらに、親身に結婚式を挙げる上で相談に乗ってもらった一人目の方とは一転、
ビジネスライクに話を進める感じ。
自分たちが疑問に思っていることを尋ねると、「装花の会社が中身を決めているので、詳しくはそちらでお聞きください。」など疑問が解消できない。
式場の人ってこんな感じなのかな？でもなんかなあ〜・・・。
そう思っていると、妻も同感。
そんなことで、変更してもらうことを決意。
そのエピソードは後ほど。
３人目：ベテラン上席プランナー
まずは、式場の責任者らしき人から謝罪。
懇切丁寧にされてしまい、こちらが恐縮してしまうほど・・・。
そして、その際に同席していたのが、３人目のベテラン上席プランナー。
その方からも謝罪があり、
「2人のプランナーから打ち合わせや話の内容を聞いていますが、不安なことや疑問がありましたら、何でもお聞きください。」とのお言葉。
その言葉どおりで、その後の打ち合わせでわからないことを都度お聞きすると、
写真や動画を使って細かくご教示。
そして、打ち合わせ後のメールのやりとりでも、夜の遅い時間にも関わらず、
調べてわかりやすく丁寧に回答してくれた。
「他のお客さまはこのようにやっていますよ！」と教えてくれ、
費用をなるべく抑えたいということを素直に伝えると、
「規則を変えることはできませんが、このようなことならできます！」と選択肢を示してもらえた。
プランナーの変更に際し考えるべきこと３つ
挙式までの期間
僕たちは、初回打ち合わせで違和感を持ち、そこで変更できました。
早い段階で気づいてアクションを起こすのは大事だと思います。
ただ一方で、結婚式の内容が煮詰まった段階で変更していたら、
不満が残ったかもしれません。
プランナー変更以外で何かできることを考えたほうが良いです。
どうしてプランナーを変えてほしいのか、深堀する
これは、プランナー変更を申し出る際に詳しく聞かれるためです。
そして、式場側もプランナーを変更することはリスクがあるので、
できるだけプランナーを変更しないで改善できる部分を模索します。
そのため、「どうしても変更してほしい」という部分を考えなければなりません。
僕たちの場合、人事異動でやむを得ないものの、後任者へ自分たちのことがあまりに伝わっていなく、その式場で結婚式を挙げることを不安になった旨説明しました。
それでも、担当者を変える前に改善するよう努めるので、どうにかこのままの担当者でお願いできないかと式場から言われたものです。
契約済みで予約金が発生しているため、返金されないことはわかっていましたが、そのくらい自分たちにとっては、プランナーさんが大事な存在であることを重ねて説明してやっと３人目に変わったくらいです。
プランナーを変えて解決できる問題なのか
式場側の規則だったりというものは、変えることはできません。
その中でプランナーを変えたところで、自分たちの問題が解決できるのか再考することが必要です。
自分たちの場合は、その式場が大変魅力であり、ぜひそこで挙式したいという思いは最初から最後までありました。
お金という部分は問題ではありませんでした。
ただ一方で、それを実現する上で、プランナーさんに不安を感じているために、変えてほしい旨願い出たところです。
プランナーを変えたところで解決できる問題であるかどうか、改めて考えることは大切です。
プランナー変更のお願いの仕方
式場の代表電話もしくは代表メールへ連絡
担当者本人へ直接連絡できればベストですが、
人間である以上、良心が傷みます。
その際は、式場へ電話かメールで連絡してみてください。
担当者として自分たちを担当してくれる一方、
式場は会社として組織で動いている部分があります。
電話で担当者がいきなり出た場合は、
「契約の中身で詳しく確認したいため、責任者の方に変わってもらえますか？」など工夫できるように事前に心づもりはしましょう。
前任者へ連絡
僕たちは前任者へひとまず状況のメールを入れました。
名刺に書いてあったアドレスに送った次第です。
その後、電話で相談できないかというメールが返ってきて、
電話で改めて状況を説明。
やはり、親身になって相談に乗ってくれてこの人と式場を契約をして本当に良かったなあと感じた瞬間でもあります。
「現在は別の部門に所属しているため、直接対応できませんが、後任の上司と相談の上、対応させていただきます。」
との連絡をいただき、３人目に変わった件です。
会社の都合で担当が変更になった場合は、一番スムーズに事が進みます。
後悔しない選択が一番
一生に一回しか挙げない結婚式です。
そこで、後悔が残ったら嫌ですよね。
僕たちは、３人プランナーが変わりましたが、変えて良かったと思っています。
それは、2人目の人が悪かったためということではなく、自分たちに不安が残って、
打ち合わせを進めた結果、思いどおりにいかなかったという後悔が全くないからです。
プランナーさんを変更することは、これまでの話がゼロリセットされてしまうリスクもあるかもしれません。
相手としたら、クレーマーに思うかもしれない。そんな気持ちを僕たちも感じていました。
ただ、結婚式自体も一回限りです。そして、そのためのお金も支払っています。
その上で自分たちの不安がプランナーの変更で解決できる問題だとわかったら、
アクションする勇気が大事です。
式場の人も、自分たちが満足いく結婚式を挙げてもらうことが仕事なんですから、
何かしらの解決策を示してくれるはずです。
最後までお読みいただきありがとうございました。